公务函7篇公务函 Part8 WRITING 内容结构：◆写作要则◆写作过程◆写作过程◆商务信函◆其它文稿的写作 ☆写作是一种重要的沟通方式☆写作是☆写下面是小编为大家整理的公务函7篇,供大家参考。
篇一：公务函
rt 8WRITING
内容结构：◆ 写作要则◆ 写作过程◆ 写作过程◆ 商务信函◆ 其它文稿的写作
☆ 写作是一种重要的沟通方式☆ 写作是☆ 写作是一种特殊的沟通方式种特殊的沟通方式☆ 写作是一个不断发展的概念
一、 写作要则4C：正确(Correct)清晰(Clear)()完整(Complete)简洁(Concise)
二、 写作过程1． Gather information
收集资料files, articles, books, financial statements, interviewing by telephone, world wide web, CD-ROMs, intranet databases, brainstorming, free writing, etc.2． Organize your thoughts
组织观点(1) Batching
分组(2) Concluding
筛选(3) Headlining 归纳标题 (4) Strategic ordering有策略地编排(3) Headlining
归纳标题 (4) Strategic ordering有策略地编排3． Focus the message
提炼材料·Imagine the reader skimming
设想读者只是浏览· “Nutshell” your ideas
概括你的观点· “Teach” your ideas
灌输你的观点· Use the “elevator” technique
使用“电梯间谈话” 技巧· Use the “price per word” technique
使用“惜字如金” 技巧
4． Draft the document起草文章·Compose in any order
不要在乎写作顺序·Avoid editing
不要边写边改·Get typed copy
使用打印件·Schedule a time gap·Schedule a time gap
安排时间间隔安排时间间隔5． Edit the document
修改文稿·Edit for strategy·Edit for macro issues
从宏观上进行修改·Edit for micro issues
从微观上进行修改·Edit for correctness
就正确性进行修改从策略上进行修改
三、商务信函（一）
商务文书（二）
信函是商务沟通的重要工具1． 信函是商务文书的最主要形式2． 商务信函关系到形象问题3． 信函是商务沟通的重要工具
（三）
商业信件1． 书信的风格2． 信件的布局3． 写信的一些技巧 ：(1)写信当如面读(2)开头的技巧(2)开头的技巧(3)如何结尾(4)书写字体(5)信函礼貌(6)信封书写（四）
商业函件
××公司××部经理先生：这次请您了解××商品市场情况， 承蒙您在百忙之中作深入的调查了解， 实在不胜感激。
关于××商品价格， 待我公司调整修订以后再函告您。希今后加强往来， 并请给予大力支持！特此书面表达感谢之意！特此书面表达感谢之意！此致致礼×××敬上××年×月×日图8.1 致谢函实例
×××公司××经理先生：敬启者， 最近我公司接到贵埠××公司来函订购大量货物， 该公司地址随函附上， 因为该公司第一次交易， 敝公司不知其资信及经济状况如何?后请贵公司代为查明见告后请贵公司代为查明见告， 贵公司所提供之情报，敝公司严守秘密。今后若有同类情况， 敝公司愿作同样之效劳。××公司经理××贵公司所提供之情报×年×月×日图8.2 查询函实例
××公司：经查一季度已于三月三十一日届满， 现寄上贵公司之季结算清单一份， 共计￥1， 200， 000元，谅属无误， 此前供应贵公司之物品， 想必满意，谅属无误， 此前供应贵公司之物品， 想必满意，期待今后更密切的合作。×××公司(盖单)×年×月×日图8.3
结帐清单实例
×××总公司：敬启者， 由于本公司所生产的物品之原料价格上涨， 不得不宣布自今年六月一日起， 原有的价目表予以作废， 并代之以另订新价目表， 现随函附上。五月三十一日前收到之订货单， 仍按旧价计算，六月一日以后， 则以新价目表为准。六月日以后， 则以新价目表为准。因本公司产品需求量日增， 而原料市价一直上涨， 故预料在短期内货价势将再涨。
阁下如需购买， 务请尽早， 以免误失时机。×××公司×年×月×日图8.4
通知提价函实例
××先生：您所申请的秘书职位已补满， 我们刚雇用了一位从大学毕业的××小姐， 将先予以试用几个星期， 以决定其能力是否胜任。我们很乐意把您的名字列入秘书人选档案之中，倘若将来有缺额， 一定首先与您联系。××公司经理×年×月×日图8.5
求职答复函实例
表8.1 书信撰写者清单A． 写信前1． 信的主题是什么?
2． 你为什么写这封信?3． 信的读者是谁? · 主要读者 · 其他读者4． 读者对信的主题已了解多少， 还需知道什么?· 现有知识· 需要知道的知识现有知识需要知道的知识B． 信写完后你撰写的信（回答“是” “否” ）· 清楚· 按逻辑顺序编排· 语法正确· 没有行话和俚语· 语言简洁明了· 惹入喜爱、 有礼貌、 有益· 准确· 完整· 迅捷
四、 其他文稿的写作（一）
报告表8.2 报告的部分类型特别报告特别报告调研报告计划报告可行性报告建设报告正式报告初始报告初始报告中期报告评估报告检验报告工作报告目击报告例行报告例行报告操作报告设计报告审查报告进展报告非正式报告
报告的基本结构：▲ 标题▲ 标题▲ 概要▲ 目录▲ 主体部分(正文)▲ 结论和建议
如何起草公司年度工作报告常见年度报告的一般性框架：• 第一部分：
过去一年的工作回顾。• 第二部分：
提出下年度工作总体思路。• 第三部分：
确定本年度的工作目 标和工作任务。• 第四部分：
明确完成上述目 标和任务的措施。• 第五部分：
简要总结， 发出号召。第三部分确定本年度的工作目 标和
表8． 3 报告撰写者清单1． 报告的主题、 标题是什么?2． 看报告的读者是什么人?· 主要读者3． 撰写这份报告的原因是什么? （回答“是” “否” ）· 获取读者的支持· 报告调查的结果· 影响或说服读者· 对读者提出的问题进行答复影响或说服读者对读者提出的问题进行答复· 对读者以外的人提出的问题进行答复· 解释说明问题· 报告进展情况· 记录事实、 信息或观点 · 在某一点上树立权威或声望· 推销· 宣传公司组织内外的努力和结果· 通知一大群体· 为正在进行的工作提供证据· 引入或推动关于主题的讨论· 其他读者· 指示命令
（二）
营销决策方案的写作结构格式：1. 标题2. 正文：
①引言②主体文③结尾注意：1． 在调查研究的基础上， 把握全面、 准确的信息， 充分占有资料；2． 目标要明确、 具体、 可行；3． 占有大量资料；4． 论证分析， 得出利弊得失， 避免急功近利的短期行为；5． 充分发挥集体的智慧， 发扬民主， 鼓励发表不同意见， 提倡大胆的探索精神。在调查研究的基础上把握全面准确的
（三）
企业管理制度的写作结构：1. 标题2 正文2.正文· 宗旨· 管理机构· 主体行为后果· 主体范围· 主体的权利和义务· 制度实施时间3. 时间
例一份公务便函便函。
致：
人力资源部自 ：
总裁主题饮水机主题：
饮水机现在公司 内 有诸多 抱怨， 抱怨上班时间内 喝水困难。
我不希望员 工认为公司 不关心他们的生活， 实际上公司 一直在致力于员 工福利的提高，应该配备既节省时间又清洁卫生的饮水机。但我不清楚员 工对安装饮水机的反应如何，有些其他什么不同意见， 请向我呈交一份报告。时间时间：
25／ 5／ × ×25／ 5／ × ×
人力资源部给总裁的一份报告：12／ 6／ ××关于饮水机的报告十分有意思， 办公室内 的饮水问题引 起了 这么大的关注。
给大家配备饮水机， 似乎是一个很好的方案， 既能节省员 工时间， 又能提供清洁卫生的饮用 水。
但实际上配备饮水机的效果却是很不清楚的。不清楚的。在好几个办公室， 经常谈论谁打水， 公司 开水供应不足， 供应时间不够长， 水质差等问题，但实际上大家也就这样过来了 ， 办公室内 都已形成了 一些固定的规范。
如果安装饮水机， 则会碰到费用 、 送水时间、 饮水机放置位置等问题， 很容易造成矛盾。因此， 我们认为应该加强原有开水供应， 个别办公室如有此要求， 可让它们自 行解决。
篇二：公务函
务信函 目录 公务信函 ..................................................... 1 1.抱怨、投诉信 ............................................... 1 2.咨询信 ..................................................... 2 3.建议信 ..................................................... 4 4.申请信 ..................................................... 5 5.介绍、说明信 ............................................... 7 6.邀请信 ..................................................... 8 7.感谢信 ..................................................... 9 8.道歉信 .................................................... 10 9.贺信 ...................................................... 11 1.抱怨、投诉信 流程 提出抱怨并表示遗憾→阐述问题发生的经过→提出问题引起的后果→提出批评及处理的意见或敦促对方采取措施 第一部分提出抱怨并表示遗憾 ①很抱歉打扰您但我必须郑重提出诉讼。I am sorry to trouble you but I am afraid that I have to make a serious complaint. ②我很遗憾地告诉你投诉有关……的事由。
I am sorry to tell you that there should be cause to complain about …… ③我真的讨厌抱怨但最近有一件事情确实令人烦心。
I really hate to complain, but one thing is really disturbing now. 第三部分指出问题引起的后果 ①噪音影响我的睡眠使得我在上班时间无法集中精力结果这些天我已经搞错好多次了。
The noise disturbs my sleep so that I can’t concentrate on my work during the work time, and as a result ,I have made several mistakes these days. ②在这样嘈杂的环境下我无法进行研究我需要一间安静的房间。
For me this enviroment is very difficult to make studies and I need a quiet
room. 第四部分提出批评及处理的方法或敦促对方采取措施 ①我认为是你认识到……的时候了。
I think it’s high time that you realized …… ②我们深知你们并不经常出错但我们希望能确保这类差错不再发生。
We know that you are not generally careless, but we would like your assurance that this will not happen again. ③我必须正告贵方除非对目前状况采取措施否则我将被迫诉诸法律。
I must warn you that unless you do something about this situation, I will be forced to take legal action. ④坦率地说我不再准备忍受这种状况。
Frankly ,I am not prepared to put up with the situation any more. ⑤如果您能尽快调查此事我将不甚感激期待您尽快回复。
I would be very grateful if you could look into the matter as soon as possible. And I am looking forward to an early reply. 模式 Dear _______,
I am sorry to tell you that there should be cause to complain about _______._________.This is rather annoying to me.
____________.
What you choose to do with this piece of information is entirely up to you.
I am looking forward to your early reply. ________.
Yours sincerely, Li Ming
2.咨询信 流程 说明写信的目的→介绍背景→询问详情→表示谢意、期盼回复 第一部分说明写信的目的 ①我是……暑假计划到贵校学习。
I am a ……and planning to study in your university this summer. ②我是一名中国学生想到贵校学习。我计划下个学期开始上课如果您能告知一些必要的信息我将不甚感激。
I am a Chinese student who wishes to study at your university. My plan is to start my course from the next term, and I would be grateful if it is so kind of you to give me some essential information. ③我写信是要询问……
I’m writing to ask if …… 第二部分介绍背景 ①
I received a Bachelor of ……degree in …….After graduation, I began working…… ②是我的朋友建议我写这封信的。他去年毕业于贵校热情地向我推荐贵校。
I am writing at the suggestion of a friend who graduated from your university last year and has warmly recommended it to me. ③我已经取得了生物学学士并希望能在贵校继续学习。
I have had a bachelor’s degree in biology and wish to continue my study at your university. 第三部分询问详情 ①您能想我介绍一些贵校的……情况吗 Could you please tell me something about your …… ②能否寄给我一份申请表及与申请表有关的其他必要材料 Would you please send me an applicant form and other materials necessary for my application? ③您能尽快告知这些信息并邮寄给我相关表格吗非常感谢 Would you please send me all the information and the forms as soon as possible? Thank you very much. ④如果您能告知我那些必须经过的程序我将不胜感激。
I would be much obliged to you if you let me know the procedures I have to go through. 第四部分表示谢意期盼回复 ①很抱歉打扰您对您的友善帮助不甚感激。
Sorry to bother you, your kind help would be greatly appreciated. ②如果您能回复我将感激不尽。
I will appreciate it very much if you can give me a reply. 模式 Dear Sir or Madam,
I am a ______and planning to study in your university this summer.________.
I received a Bachelor of _______degree in ________.After graduation, I began working _______._________.
Could you please tell me something about your ____,_______. Would you please send me an application form and other materials necessary for my application__________? I am looking forward to your reply. Your kind help would be greatly appreciated. 我获得……高校的……学士学位。毕业后便开始在……工作。
Yours sincerely, Li Ming
3.建议信 流程 说明写信的目的→介绍详情、说明原因→提出建议→提出希望采纳建议并表示谢意盼望回复 第一部分说明写信的目的 ①来信收到得知你计划下月要对中国进行一次为期十天的访问我建议…… I have received your letter saying that you plan to have a visit to China for ten days next months. I recommend that…… ②写此信是要提出我对饭店管理进一步提高和改进的建议——建立我们自己的网站来吸引更多的客户。
I am writing to you to present what I think on the further improvement of our hotel so as to establish a website of our own to attract more clients. 第三部分提出建议 我建议…… I’d like to suggest that…… May I suggest that…… In my opinion…… I would like to make a recommendation that …… I am writing to advise you of …… If I were you ,I would …… 第四部分提出希望采纳建议并表示谢意盼望回复 ①对你就此事的关注不甚感激。
Thank you for your attention. ②请仔细考虑我的建议谢谢。
Please take good consideration of my advice. Thanks. 模式 Dear Sir or Madam,
You have asked me for some advice on how to improve _______.I will try to give some useful suggestions.
To tell the truth, _______.For instance, ________.That is the major reason why I_______.
Morever ,__________. Maybe you could manage this by_________.
I hope that my suggestions are helpful for your decision-making concerning ________.
Yours sincerely, Li Ming
4.申请信 流程: 说明写信目的→介绍自我包括学历、工作建立、在学校或工作单位表现→说明申请职位或学位的原因→恳请招聘单位或所申请的学校考虑自己的申请并表示谢意期望回复 第一部分说明写信的目的 ①兹申请刊登在……上的……工作。
I am writing to apply for the post of ……advertised in …… ②见……上刊登的贵公司的广告我谨申请应聘贵公司的……职务。
In reply to your advertisement in …… I beg to apply for the post of ……in your company. 看到贵公司在报上招聘……的广告我马上感到这正是我这段时间所要寻找的工作并且我能胜任。
③Immediately I saw your advertisement in the paper for …….I felt it was just the kind of post for which I have the qualifications and for which I have been looking for some time. ④我想申请入贵校学习。
I would like to apply for admission to your college. ⑤我想在贵校……系继续深造。
I would like to further my studies in ……department of your university. 第二部分介绍详情 ①我的专业爱好是……我了解贵校在上述领域有几好的计划。
My major interests are ……and I understand your university has a good program in those fields. ②……年我出生于……。……年我毕业于……大学……专业。毕业后一直在……工作因此积累了该领域丰富的知识和经验。
Born in ……in ……I graduate from ……University majoring in ……have been working in ……since my graduation, and I have therefore attained a fair knowledge and experience in this field. ③毕业后我先担任……随后担任……现任职于…… Upon graduation, I first worked as …….The following job was ……and currently I am working for…… ④我现在就读于……即将毕业于英语专业。
I am now studying at …… and will soon be graduated as an English major. 第三部分说明申请职位或学位的原因
①贵公司目前从事的这种工作特别使我感兴趣。
The kind of work in which your company is engaged particularly interests me. ②我认为我具备了报上刊登的贵公司……一职所要求的必要条件和经验。
I feel I have the necessary qualifications and experience needed for the position of …… advertised in the newspaper. 对我来讲这些经验加上我的学历使我具备了担任贵公司……一职的条件。
③It seems to me that this experience, together with my education, has given me ideal preparation to assume the role of …… in a firm such as yours. 受我所学课程的影响我对饭店、酒店管理产生了浓厚的兴趣。
④Under the influence of the courses I have taken ,I have developed a special interest in Restaurant and Hotel Management. 第四部分恳请招聘单位或所申请的学校考虑自己的申请并表示谢意期望回复 ①如能尽快回复将不甚感激。
Your prompt response will be much appreciated. ②希望贵校能给我寄来空白申请表。
I hope you will kindly send me an application form. ③如能收到所需的申请表和有关入学的指南我将十分感激。
I would greatly appreciate receiving copies of the required application forms and any instructions you may be so kind as to give me regarding my possible admission. ④希望同意面试届时我可以更详细地说明我的条件。
I hope I may be granted an interview, when I can explain my qualifications more fully. ⑤我将乐意为您方便时接受面试届时我将进一步介绍自己。
I should be please to attend for an interview at your convenience, when I could give you further details concerning myself. 模式 Dear Sir or Madam,
I am very interested in undertaking graduate work in your university. I have read research papers by two of your professors—_______and _______.I’d like to study under their guidance. Please review my education history and let me know if I can have such a chance.
In _________ I enrolled in the _________ school of ________ University as a _______major. Throughout the two years of study I maintained a GPA of no less than _(分数)_.Since graduation in _______,_________. I feel the need to study further in order to _______.
If you consider me a viable candidate for your ____ program, please send me the appropriate forms to ap...
篇三：公务函
章第二章 公务文书公务文书本章内容框架公务文书的特点与功能1公务文书的效用2公务文书的类别3公务文书文种4
第一节 公务文书的特点与功能• 第一部分：
公务文书的特点• 第二部分：
公务文书的功能公文的基本功能功能的具体作用••
（一）
公务文书的特点• 1.识记：• (1)公务文书的特点：• ①是由法定作者制发的；• ②具有法定的权威性；• ③具有现行效用；• ④具有规范的体式；• ⑤具有特定的处理程序
• （2)法定作者的含义：是依法成立并能以自己的名义行使权利、 承担义务的社会组织及其领导人。•
• (3)公文现行效用的含义：是公文在其内容所针对的现行公务活动中直接发挥实际效力， 具有依据和凭证功能。•
• 2、 领会：• (1)三种主要行文名义：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX• (2)公文的特定读者：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX• (3)公文的特定权威：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
3.简单应用：• 1)公文的生效标志：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX• (2)公文的发文名义：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX• (3)现行公文失效的条件：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX• (4)越权行为的判定：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
（二）
公务文书的功能• 1、 识记：
(1)公文的基本功能：公文功能在于突破了管理活动的地域、层次和时间的限制； 有效记录、 传递和存储具有权威性、 凭证性的公务信息。•
• (2)公文基本功能的表现形式：• ①公文是公务管理的工具；• ②公文是社会沟通的手段
• (3)公文的具体作用：• ①书面领导与指导作用；• ②行为规范作用；• ③宣传教育作用；• ④联系与处理公务作用；• ⑤凭证依据作用
• 2.领会：• (1)公文功能的最大优势：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX• (2)公文凭证依据作用的体现和价值：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
第二节 公务文书的效用• 1、 公文的行政效用与历史效用• 2、 公文现行效用的范围界定• 3、 公文现行效用的等级划分• 4、 公文现行效用的生成条件
1.识记•(1)公文的现行效用：
又称现实执行效用或时效， 是指公文直接形成于其内容所针对的现行公务活动中并直接发挥实际效用。
具体来说， 是指公文在一定的时间、 空间、 机构和人员范围内， 对机构或个人行文产生的约束力、 强制执行力和其他强制性影响。
• （2)公文的历史效用：• 是指其对印证历史事实、 反映历史发展过程所产生的权威性影响， 是其转化为档案的内在依据。
(3)公文的现行效用生效的条件• A.公文生效的实质要件：• ①公文的作者必须依法存在， 享有与公文内容相一致的法定权利， 能以自己的名义和行为享有、承担、 履行同公文产生的实际后果相适应的法定权利、 责任和义务。• ②公文的内容必须合法， 不得与宪法、 法律和其他效用等级高的公文相抵触， 应与相同效用等级的公文协调一致。• ③公文的内容必须限于作者的法定权限范围内，越权无效。④公文内容必须为作者真实意思的表示。
B.公文生效的形式要件：• ①公文的形成或处理必须履行法定的程序手续， 符合法定的时限规定。• ②公文的体式应规范、 完整、 正确， 有法定体式的必须按其制作。• ③公文中必须有能对作者合法性、 真实性、 权利范围以及对作者意思表示和公文形成过程的真实性提供证据的内容或标记符号。• ④公文中必须有准确反映公文现行效用时间范围的标记， 至少应反映出公文的生效时间。
2.领会：
(1)公文现行效用的范围：• ①时间范围：• A.公文的生效时间， 即公文现行效用时问范围的起点， 通常有以下几种情况：• a.公文自形成之日起生效。• b.公文自通过或批准日起生效。• c.公文自公布日起生效。• d.以公文自身规定的时间为生效时间。• e.以其他公文规定的时间为生效时间。• f.以公文送达规定受文者的时间为生效时问。
B.公文的失效时间， 即公文现行效用时间范围的终点， 通常有如下几种情况：• a.公文本身规定了停止生效的日期， 到期自行终止。• b.由其他合法公文规定公文现行效用的终止It期。• c.效力等级高的有效公文生效后， 与之相抵触的效力等级低的公文一律即行失效。• d.公文被具有法定权利的机关依法定程序明令废止、 撤销而失效。• e.公文随相应新公文依法生效而全部失效或部分失效。• f.公文针对的事物本身具有明确的有效期限， 逾期公文自然失效。• g.公文针对的社会事实已完全消灭或公文规定的任务已完成， 公文自然失效。
• h.公文制发机关不复存在， 又无其他合法机构继承其相应职能的， 机关被撤销之日起公文失效。• i.不具备反复适用性质的公文所针对的事务已一次性处理完毕， 除法律、 法规或其他有效公文有专门规定外， 公文不再适用于处置同类事务， 自行失效。• j.不同作者就同一事项前后制发有不同规范性内容的公文， 除法律法规有特别规定外， 效用等级低的公文全部或部分失效。
若公文的效用等级完全相同， 一般由双方作者共同的上级机关或司法机关作出裁断， 撤销、 废止公文或纠正其中不一致的内容。
②空间范围：• A.宪法、 法律、 行政法规和由国务院各部门制定的规章等和其他由中央国家机关及其部门制发的带有规范性的公文在全国范围内生效， 但另有规定的例外； 地方性法规和地方规章和其他由地方国家机关及其部门制发的带有规范性的公文在本行政区域内生效； 民族自治地方的自治条例在本自治区域内生效。• B.由公文本身依法明确规定。• C.由有关法律、 法规和规章予以明确规定。• D.由有关法定机构依法予以认定。
E.以公文内容针对对象的法定责任、 义务、 权利所及的范围为准。
③机构范围• A.宪法、 法律对一切国家机构和社会组织产生效办。• B.行政立法性的规范性的公文对作为行政相对方的一切社会组织发生效力。• C.公文本身依法予以明确规定。• D.以公文本身依法正确标明的主送机关为• 准。• E.以公文本身依法正确标明的一切受文者为准。• F.以法律、 法规和其他效用等级高的文件中的规定为准。• G.以依法应为作者实现或保护法定权益的机关为准。
④人员范围：• A.宪法、 法律、 行政法规和由国务院各部门制定的规章效用所及包括全国公民及处于本国境内的外国人和无国籍人。• B.地方性法规和规章效用所及只包括该地方的个人。• C.各国家机构和社会组织内部制发的基本规范性公文效用所及包括该机构组织的全体组成人员。• D.由公文本身依法予以明确规定。• E 由法律、 法规和其他效用等级高的公文予以规定。
(2)公文现行效用的等级：•不同作者制发的公文， 其现行效用在层次上也是有高低之别的。
低等级公文的效用大都源生于高等级公文， 因此， 无论其内容还是形式均不得与高等级公文抵触。在不同效用等级的公文规范性内容不一致时， 除特例外， 应适用和执行效用等级高的。
•A.在规范性公文中， 效用等级最高的是全国人民代表大会制定的宪法， 其次是全国人民代表大会及其常委会制定的法律， 再次是由国务院制定的行政法规等， 再其次是由国务院各部门制定的规章等， 接着是省级权力机关制定的地方性法规、 自治条例等， 然后是省级人民政府制定或批准的规章等。
其后依此类推， 按统辖权的大小排列公文效用等级。
同一辖区内权力机关的规范性公文的效用等级高于同级人民政府的规范性公文。B.国家机构以外的其他社会组织制定的规范性公文的效用等级一般均低于国家机构制定的规范性公文。
在这些社会组织内部， 按其法定的组织序列排列的不同级别， 组织制定的规范性公文的效用等级是， 同级组织中权力机构制定的规范性公文的效用等级高于执行机构制定的。C.规范性公文之外的其他通用公文， 按作者组织系统或专业系统的归属及法定级别和权限确定现行效用的等级。••
•C.规范性公文之外的其他通用公文， 按作者组织系统或专业系统的归属及法定级别和权限确定现行效用的等级。D.专用公文的效用等级大都由权威性机构以法规规章的形式予以明确规定， 有的则需要遵从本领域内公认的习惯、 惯例。E.私文的效用等级有些需依照法律法规的明确规定确认， 有些则也需遵从公认的习惯、 惯例。F.在我国由中国共产党各级组织制发的公文在效用等级方面具有一定的特殊性：
其所制发的规范性公文分别是全党和党内不同级别的具体组织内部全体党员的行为准则和规范； 其所制发的以执政党法定地位为支持的表明其各项方针政策原则的领导指导性公文则不仅对党内，而且对全国各项事业、 各项工作有法定的决定性影响。
同级党组织在法定范围内制发的此类公文的效用等级要高于同级国家机构和其他社会组织制发的领导指导性公文。
中国共产党同样必须在宪法和法律范围内活动。••••3.简单应用：
判断公文是否具有现行效用。
第三节公务文书的类别• 按应用领域分类• 按物质载体分类• 按内容性质分类• 按涉密程度分类• 按行文方向分类• 按办理时限分类• 按授受活动分类• 按处理方式分类• 按公文稿本分类
（四）
公务文书的分类方法及主要类别• 1.识记：
(1)按应用领域分类• ①正式通用公文：
根据有关规定在各类社会组织共同使用的正式公文， 具有法定性、 规范性和通用性特点。• ②内部通用公文：
简称内部文书， 即在社会组织内部通用的公文， 具有复杂性、 内部性和灵活性的特点。• ③专用公文：
亦称专门文书， 是某一业务系统、某一行业根据专门工作的特殊需要而使用的， 具有该业务系统或该行业特定内容和体式的公务文书， 使用范围具有极强的专门性和限制性。
(2)按物质载体分类• ①纸质文书：
以纸张为物质载体的文件。
纸质文书是目前公文处理工作中使用最为普遍、 使用频率最高的。• ②感光介质文件：
以感光胶片、 相纸等感光材料为物质载体的文件。• ③磁介质文件：
以磁带、 磁盘、 磁鼓等磁性材料为物质载体的文件。• ④电子文件：
指在数字设备及环境中生成， 以数码形式存储于磁带、 磁盘、 光盘等载体， 依赖计算机等数字设备阅读、 处理， 并可在通信网络上传送的文件。
(3)按内容性质分类• ①规范类文书：
由各类社会组织在其职权范围内制定的公开发布并反复适用， 用以规范行为， 具有普遍约束力的文件。• ②领导指导类文书：
由各级领导、 指导机关及其领导人制发的用于颁布政令、 部署工作、 批复事项的文件。
如命令、 决定、 指示批复等。• ③报请类文书：
由被领导、 指导机关向有关上级机关汇报工作、 反映情况、 答复询问、 提出建议、 清求指示或批准时使用的文件。
如请示、 报告等。
按内容性质分• ④知照类文书：
面向社会或特定范围(各类社会组织之间或在其内部范围内)为公布、 通知有关事项、 通报情况、 联系工作、 商洽事宜、 交流信息而制发的文件。
如通告、 公告、 通知、 通报、 公函等。• ⑤契约类文书：
由双方或数方为实现一定目的、明确双方权利、 责任、 义务而签订的作为工作依据或法律凭证的文件。
如合同、 协议书等。• ⑥会议文书：
是各类社会组织在其职权范围内制定的公开发布并反复适用， 用以规范行为、 具有普遍约束力的文件。
(4)按涉密程度分类• ①绝密件：
涉及党和国家最核心的机密的文书， 一旦泄露， 会使国家的安全和利益遭受特点严重的损害• ②机密件：
涉及党和国家重要机密的文书， 一旦泄露会使国家的安全和利益遭受较大的损害• ③秘密件：
涉及党和国家一般机密的文书， 一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定的损害
（5)按行文方向分类• ①上行文：
下级机关向所属上级领导、 指导机关报送的公文• ②平行文：
同级机关或不相隶属的机关之间往来的公文• ③下行文：
上级领导、 指导机关向所属下级机关发送的公文
(6)按办理时限分类• ①急件：
要求打破工作常规迅速传递、 处理或在规定的时限内输完毕的文书• ②特急件：
必须在最短时间内以最快的速度优选传递• ③平件：
按工作常规传递、 处理的公文
(7)按授受活动分类• ①发文：
本机关制发的公文• ②收文：
本机关收到的其他机关制发的公文• 两者的相互关系：
收发文各有不同的处理程序； 可以相互转化， 收文可以通过批转、 转发性通知转为发文。
内部发文可以通过下发、 函件送达、 报告上报为正式对外发文。
相对而言， 它们的保存价值也不相同， 一般来说， 各机关主要保存本机关制发的公文。
(8)按处理方式分类• ①阅知件（阅件）
：
不需要办理或答复的公文。• ②阅办件（办件）
：
需要办理或答复的公文。
(9)按公文稿本分类• ①草稿：
又称草案、 征求意见稿、 送审稿、 初稿， 是公文撰拟过程中最初期的原始稿件， 供讨论、 修改、 审批之用。• ②定稿：
又称原稿， 是经领导人审阅签发或经会议讨论通过的最后完成稿， 是缮印正本的依据。
（草稿经领导人签发便成为定稿）• ③正本：
根据定稿缮印的、 用于向外发出的正...
篇四：公务函
写作第四章 公务文书熟练掌握通知、通报、报告、请示、批复、函等常用公务文书的结构和写作要领4
公务文书概 述通知、通报报告、请示批复、函
第二节 通知、通报
教学重点：掌握通知、通报的构成要素、行款格式和书写要求。教学难点：掌握通知及通报的写作要领。教学方法:讲授法、讨论法、情景写作法。
一、通知通知适用于批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。它是一种适用范围广、使用频率高的公文。（一）概念1、适用范围的广泛性2、文体功用的晓谕性3、告知事项的时效性（二）特点
一、通知1、指示性通知是上级机关对下级机关就某一事项作出具体规定或者某一问题作出具体指示时使用的通知。（P100页例文一）2、批示性通知一是用于批转下级机关公文，称为“批转性通知”；二是用于转发上级机关、同级机关和不同隶属机关的公文，称为“转发性通知”。
（P101页例文二）三是发布某些行政法规，称为“印发性通知”。（三）种类作用
一、通知3、周知性通知指要求受文机关知晓某一事项的通知。（P102页例文三）4、任免通知用来任命和免去干部职务的通知。（P103页例文四）任免通知使用专一，军队任免事项用“命令”，地方行政机关任免事项用“通知”。种类作用
一、通知通知由标题、主送机关、正文、落款几部分组成。（四）文体结构1、标题：大多采用完全标题，即由发文机关、事由、文种组成。如《国务院关于进一步加快旅游业发展的通知》批转、转发性通知的标题与一般通知的标题略有不同，通常在发文机关后面加上“批转”、“转发”一词，再加上被批转、转发文件的标题(不加书名号)，最后加文种“通知”。如《国务院批转教育部、财政部、外交部关于修改出国留学人员获得国外奖学金和资助费处理办法的请示的通知》《国务院办公厅关于转发劳动保障部等部门开展整治非法用工打击违法犯罪专项行动方案的通知》
2、主送机关：主送机关是指通知的受文对象。如两个以上的，依惯用次序排列。3、正文：通常由通知缘由、通知内容和通知执行要求三部分组成。①通知缘由 主要写明制发通知的原因、依据或目的，后以“现将有关事项通知如下”或“特作如下通知”等套语过渡到下文。②通知内容 这是通知的主体部分，要写明通知的具体内容，如要求下级开展工作的政策、目的、任务、措施。结构安排上可采用分条列项式用序号标明层次，也可用分列小标题式写法。③通知执行要求 对受文机关执行通知事项的要求、希望。表达方式：一是简洁提出要求、希望或号召；二是用特定结束语，如“特此通知”、“望切实贯彻执行”。
不同类型的通知正文的写法有所不同：批示性通知：正文一般包括发文的缘由、对批转、转发文件的评价、执行要求等部分。对下级机关要求的通常用语，有“参照执行”、“遵照执行”、“研究执行”、“认真贯彻执行”等不同提法，要根据所批转、转发文件的情况仔细推敲，准确用词，提出恰当要求。
批示性通知例文：现将劳动保障部会同有关部门制订的《关于开展整治非法用工打击违法犯罪专项行动方案》转发给你们，请认真贯彻执行，确保取得实效。
任免通知：
正文内容较为简略，只要写清决定任免的时间、机关、会议或依据文件，以及任免人员的姓名的具体职务即可。例文：关于香港特别行政区政府白韫六黎栋国职务任免的通知香港特别行政区政府：依照《中华人民共和国香港特别行政区基本法》的有关规定，根据香港特别行政区行政长官曾荫权的提名和建议，国务院2008年3月28日决定：任命白韫六为入境事务处处长，免去黎栋国的入境事务处处长职务。。
周知性通知：正文内容并无固定格式，撰写时将具体情况准确清楚写明即可；文字简练、明白。如：会议通知。写明缘由、目的、会议名称、主要议题、到会人员、报到时间、地点、需要的材料等。通常采用条文式写法。
** 省劳动厅文件* 劳办发 〔2013 〕56 号关于召开全省劳动工作会议的通知各地、州市劳动（劳动人事）处、局，省直有关厅、局、公司：经省政府同意，定于2014 年1 月12 日在*** 市召开全省劳动工作会议，现将有关事项通知如下：一、会议议题1 、贯彻落实全国劳动工作和全省经济工作会议精神。2 、总结2013 年劳动工作情况，安排2014 年劳动工作。3 、签订劳动工作目标管理责任书。4 、表彰先进集体和个人及 “ 三优 ” 文明单位。二、参加人员各地州市劳动（劳动人事）处局长和办公室主任各1 人。三、会议时间2014 年1 月11 日在* 市* 宾馆报到，1 月12 日—14 日开会。会期3 天。标题：由事由和文种两部分构成会议通知例文：主送机关是省劳动厅下属的各部门发文机关标识正文主体部分, 先讲此次会议是经省政府同意的, 强调召开此次会议重要性, 然后以小标题形式分四个方面将有关情况告知与会者发文字号
四、有关事项1 、参加会议人员名单（注明姓名性别、民族职务）于2014 年1 月5 日前报省劳动厅办公室。联系人：王朝，联系电话：8888666 。2 、外地各单位参会人员限带车一辆。** 省劳动厅 （公章）2013 年12 月24 日抄送机关：…… 。** 省劳动厅 2013 年12 月25 日印发结尾自然收束无惯用语该通知表意明确：议题是什么、谁去参加，报到的时间、地点、会期等，交代得清清楚楚。考虑也周全：告知联系人及其电话，以备咨询；要求预报与会者性别、职务，以便安排住宿。这是版记。由主题词、印发机关、印发日期及分隔线组成。
关于召开布置开展增产节约、劳动竞赛会议的通知• 各分公司、分厂、各车间党支部、总公司各直属部门：• 为贯彻上级精神，总公司董事会研究决定在全公司范围内广泛开展增产节约、劳动竞赛活动。现在把会议有关问题通知如下：• 一、会议时间：
10 月4 4 日至8 8 日。• 二、会议地点：总公司招待所。• 三、与会人员：各分公司、分厂、总公司各直属部门主管生产的负责同志、工会主席等。• 四、请各单位准备好本单位开展劳动竞赛活动的经验材料，限五千字，报到时交给会务组。并请与会人员于 10 月4 4 日前来报到。• ××× 省石化总公司（公章）• 2013 年9 9 月 18 日
关于召开开展增产节约、劳动竞赛会议的通知• 各分公司、分厂、总公司各直属部门：• 为贯彻上级 有关指示 精神，总公司董事会研究决定在全公司范围内广泛 以 开展增产节约 为主要内容的 劳动竞赛活动。
为此特召开活动部署工作会议 。现 将 会议有关 事项 通知如下：• 一、会议时间：
10 月4 4 日报到，5 5 日开会一天 。• 二、会议地点：总公司招待所。• 三、与会人员：各分公司、分厂、总公司各直属部门主管生产的负责同志、工会主席等。• 四、请各单位准备好本单位开展劳动竞赛活动的经验材料， 5000 字左右 ，报到时交给会务组。• 特此通知。• ××× 省石化总公司（公章）• 2013 年9 9 月 18 日
二、通报通报是一种内容比较详细的周知性文体，适用于用于表彰先进、批评错误、传达重要精神及情况。（一）概念
引导性。
通过典型的人和事引导人们辨别是非真实性。
通报的材料必须是经过核实是真实的，不能有丝毫的虚构、夸大或缩小。典型性。
通报的事实应该具有一定的普遍性、代表性、针对性，有典型教育意义。时效性。
必须迅速及时发出才能促进工作，否则，就没有通报的意义和价值了。1234（二）通报的特点二、通报
二、通报1、表彰性通报：用来表彰先进单位和个人，介绍先进经验或事迹，树立典型，号召大家学习的通报。2、批评性通报：用来批评、处分错误，以示警戒。它 对工作中发生、出现的重大事故、重大失误、错误倾向、不良风气提出批评使用的公文文种，有针砭、警示、纠正的作用。3、情况通报：用来传达重要精神、沟通重要情况的通报。（三）种类作用
二、通报通报由标题、主送机关、正文、落款几部分组成。（四）文体结构1、标题：完全标题：发文机关+事由+文种如《国务院关于表彰国家科委等单位长年深入基层开展扶贫工作的通报》省略标题：
事由+文种如《关于教学秩序检查情况的通报》2、主送机关：除普发性通报外，其他通报应该表明主送机关。
3、正文：开头说明通报缘由；主体说明通报决定；结尾提出通报的希望和要求表彰性通报：（1）介绍先进事迹（时间、地点、人物、事件及其背景、过程、结果）。这一部分通常要详写：把事例展开，把结果、成绩突出。（2）评价先进事迹。对受表彰人员予以评价和肯定。（3）做出决定。给受表彰人员予以奖励。一般写为“予以通报表扬”——这是表扬性通报的重要标志，必须明确写出。这一部分一般还要指出表彰目的和做出决定的机关。（4）提出希望要求。对受表彰者和其它下属同时提出希望和要求。
批评性通报（1）介绍错误事实。这一部分介绍事实的始末原由，要强调结果和影响。（2）分析错误性质和原因。（3）做出决定。即提出处理意见——“予以通报批评”，这是批评性通报的重要标志，在写这一内容前，一般要说明处理的目的或依据。（4）提出希望和要求。
情况通报（1）基本情况概述 / 阐明所通报的情况（2）工作主要做法或特点 / 分析所通报的情况（3）存在问题或今后工作意见 / 提出指导性的意见或措施
4、落款包括发文机关、印章及日期
二、通报（五）写作要求1、在材料的使用上要典型、真实2、叙述时，要清楚平实，定性准确3、议论时，要讲究分寸，观点要鲜明4、行文要及时
通报例文：
热血筑警魂——关于××县公安局民警见义勇为事迹的通报今年2月13日下午1点多，××县民警××正和儿子在儿童公园游玩，忽然从不远处的明月湖传来救命声，××飞奔到明月湖畔，原来有一男孩不慎落水，××来不急多想，只想到他是一名警察，他脱掉大衣，跃入水中。二月的北方，水凉的扎骨，但他没有想到个人安危，他心中只有一个念头：救孩子。××一次、两次、三次潜入水中，终于把落水儿童救到岸上，孩子得救了，而××昏迷了三天三夜。目前，经过抢救，××已经脱离了生命危险。××真是新时期最可爱的人，他的精神是多么值得人们学习！××在生与死的关键时刻，为抢救落水儿童，不顾个人安危，临危不惧，不怕牺牲，表现了人民警察热爱祖国，热爱人民的高尚情操和献身精神。希望各单位职工向××学习，发扬见义勇为、不怕牺牲的精神，为搞好各项工作做出更大的贡献。××县人民政府（印章）20xx年３月１日
二、通报（六）通报与通知的区别内容范围不同；目的要求不同：1、通知讲求实效，注意实用；条理清楚，简明通俗。2、通报强调内容真实；决定恰如其分；表现方法不同：通知为叙述，通报则兼用叙述、说明、分析和议论。注意：不能在通报的写作中使用文艺性的笔法
练习写作训练材料一（P133 ）1 、请以某公司的名义写一份表彰性通报，表彰王闯的事迹。2 、请以某市旅游局的名义写一份通知，要求全市各风景区管理处的负责人参加某市旅游安全会议。
1、XX县人民政府欲转发《XX省人民政府关于加强小城镇建设的通知》,请为办公室秘书小张拟定文件标题。2、根据下面一段文字材料，撰写一份公文。练习
省市是一个曾经遭受过严重水灾的地区，人民群众的生活还十分困难。但在2013年10月，省公路局副局长李带领一个二十八人的“企业整顿验收团”，赴市公路段检查工作时，每到一县，县长都要亲临县界迎接。检查期间大摆宴席，大吃大喝，肆意挥霍国家资财。10月14日，在县公路段，中、晚两餐开席二十四桌，席上吃的是高级厨师烹制的猴头、海参、鱼翅等山珍海味，喝的是红白名酒，在起居处还供应多种高级进口水果。总段机关在验收团到来时，鸣放鞭炮达三十多分钟，以示欢迎。据统计验收团在段的十天内，招待费耗资三万八千多元。临走每人还接受许多礼物，团长李受礼最多。由于礼物过多，无法携带，公路段专门派车将礼品送到市。同时，市公路段为迎接验收团，购置高档家具，突击整修段容、班容，还乘机给职工乱发钱物，耗资国家大量资财。为此，省纪律检查委员会于2013年11月20日行文，给李及检查组成员通报批评。
篇五：公务函
于************* 的商洽函XXXX 公司：
我司与贵司合作多年，建立了良好的伙伴关系，但由于……，为能继续为贵司提供更加优质的服务，现向贵司提出协商，肯请贵处能考虑增长员工劳务费 XXXX 元。
我司愿与贵司长期合作，继续为贵司提供更加优质的停车服务，希望贵司能够酌情考虑我司的意见。
顺颂 商祺！
金地汇通停车服务有限公司 二Ο**年十一月十六日
HTTP:WWW.KINGDYPARKING.COM EMAIL:KINGDY@KINGDYPARKING.COM
格式说明：
标题：宋体、小二、加粗。
文首：四黑、四号。
正文：仿宋、四号。
落款：仿宋、四号。
行间距：28 磅。
属公务函件，用信签纸打印。
3
篇六：公务函
文书写作知识目标 ：
认识公务文书 在日常工作中的作 用， 了解其种类和使用范围。
能力目标：
掌握公务文书的规范体式， 熟练掌握常用公务文书的写作。
教学设计：
先概述公务文书的一般格式， 再选择常用的几种公务文书进行具体的评析、 讲解， 让学生能分清不同公务文书的不同使用范围和写作要求。
教学内容：
第一节 公文概述
一、 公文性质和种类
1、 公务文书也叫公务文件， 简称公文。
它是党政机关、 人民团体、企事业单位在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的特定文书。
是传达贯彻党和国家的方针政策， 发布行政法规和规章， 施行行政措施， 请示和答复问题， 指导、 布置和商洽工作， 报告情况， 交流经验的重要工具。
2、 根据 2000 年 8 月 24 日 国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》 规定， 我国现行行政公文种类主要有 13 种：
（一）
命令（令）
（二）
决定
（三）
公告
（四）
通告
（五）
通知
（六）
通报
（七）
议案
（八）
报告
（九）
请示
（十）
批复
（十一）
意见
（十二）
函
（十三）
会议纪要
3、 公文的主要特点
4、 公文的基本公用 5、 公文按不同的标准， 可以划分成不同的类型：
（一）
按行文方向， 公文可分为上行文、 平行文、 下行文
（二）
按内容及所限定的阅读范围程度， 公文可分为秘密公文、 普通公文
（三）
按时限要求， 公文可分为紧急公文和常规公文
（四）
按照具体职能分类， 分为法规性、 指挥性、 报请性、 知照性、联系性、 实录性公文 二、 公文的一般格式
在 2000 年 8 月 24 日 国务院经修订后发布的 《国家行政机关公文处理办法》 第三章中规定：
“公文一般由秘密等级和保密期限、 紧急程度、 发文机关标识、 发文字号、 签发人、 标题、 主送机关、 正文、附件说明、 成文日期、 印章、 附注、 附件、 主题词、 抄送机关、 印发机关和印发日期等部分组成。
” 公文特定的、 惯用的格式， 是公文权威性和约束力在形式上的具体表现。
公文的书面格式实际上是公文全部书面内容的结构， 包括眉首、 主体、版记三个部分。
各部分具体内容如下表：
眉首
主体
版记
位置
置于公文首页红色反线以上
置于红色反线（不含）
以下至主题词（不含）
之间
置于主题词以下
要素
公文份数序号
标题
主题词
秘密等级和保密期限
主送机关名称
抄送机关
紧急程度
正文
印发机关和印发日期 发文机关标识
附件
版记中的反线
发文字号
成文日期
版记的位置
签发人
公文生效标识
红色反线
附注
000001
机 密★× 年
特 急
×× × ×文件
×××〔××× ×〕 × 号
签发人：
×× ×
× × × 关于× ×× × ×× 工作的请示
×××× ×（主送机关名称）
：
（正文）
× ××× ××× × ×××× ××× ××× ×× ×××× ××× ××× ×× ×××× ××××× ××× ××
×××× ××× ××× ×× ×××× ××× ××× ×× 。
附件：
1 ． ×××× ×
2 ． ×××××
二×× × 年× 月× 日（印章）
（附注：
× ××× ×）
主题词：
×× ×× 请示
抄送：
× ××× ×， × ×× ××。
×××× ×（印发单位）
2 ××× 年×月×日印发
三、 公文处理
公文处理是指对公文的发文办理、 收文办理、 公文管理、 公文归档。
它是使公文得以形成并产生实际效用的全部行为过程， 是机关实现管理职能的重要形式。
公文处理必须做到及时、 准确、 安全。
及时， 就是要讲究时效。
在收发、 传递、 办理过程中， 都有明确严格的时限要求。
不拖拉、 不积压， 处理公文要快。
准确， 就是要求在签发、 登记、 拟办、传阅、 分发、 传递等每项工作、 每个环节中， 都必须做到符合标准、 保证质量、 周详慎密、 准确无误。
安全， 就是要严格执行国家保密法律、 法规和有关保密规定， 确保公文的安全。
（一）
发文办理
发文办理指以本机关名义制发公文的过程， 包括草拟、 审核、 签发、 复核、 缮印、 用印、 登记、分发等程序。
（二）
收文办理
收文办理是指对收到公文的办理过程， 包括签收、 登记、 审核、 拟办、 批办、 承办、 催办等程序。
（三）
公文管理
公文管理是指对公文的公开发布、 撤销、 废止以及本机关所有收文、 发文的存放、 复印、 清退等工作的科学管理。
（四）
公文归档
公文归档是指公文办理完毕后， 应根据《中华人民共和国档案法》 和其他有关规定， 及时把公文原稿和有关存档文件整理好， 以件为单位， 进行装订、 分类、 排列、 编号、 编目、 装盒， 使之有序化的过程。
个人不得私自保存应当归档的公文。
三、 公文写作的基本要求
实训：
1 ． 指出下面发文字号的错误， 并予改正。
（ 1 ）
×燃煤（ 99 ）
第 169 号
（ 2 ）
× 政办字 [2003]15
（ 3 ）
〔 2004 〕 ×电办第 8 号
（ 4 ）
× 商办〔 2004 〕 十一号
（ 5 ）
×政发〔二○○三〕 字第 9 号
2 ． 指出下面成文日期写法的错误。
（ 1 ）
2004 年 6 月 1 日
（ 2 ）
2003 年七月二十日
（ 3 ）
○四年一○月一三日
（ 4 ）
贰零零肆年伍月拾玖日
（ 5 ）
二 00 三年 10 月三日
3 ． 指出下面公文标题的错误， 并予改正。
（ 1 ）
×××公司关于招收退休退职职工子女就业， 进行合理安排， 确保社会稳定的通知
（ 2 ）
××市人民政府关于转发〈××省人民政府关于加快畜牧养殖业发展的通知〉 的通知
（ 3 ）
××省教育厅关于加快和深化普通高校教育体制改革若干问题的试行意见
（ 4 ）
××××关于申请解决更换一台锅炉并大修一台锅炉的报告
（ 5 ）
关于对张× ×进行欺骗伪造病假条错误的通报
（ 6 ）
××县政府办公室关于批转××市长在× ×会议上讲话的通知
（ 7 ）
全国人民代表大会常务委员会关于教师节的决定
（ 8 ）
关于增加生产任务的函
（ 9 ）
××市公安局关于表扬×× ×的通知
（ 10 ）
××县政府写给× ×市政府的《关于企业改制问题的请示》
第二节 通告
一、 通告写作的基本格式
（一）
标题
一是完整标题， 也就是由发文机关 + 主要内容 + 文种构成。
如 《北京市公安局关于厂甸庙会期间对南新华街实施交通管制措施的通告》
。
二是由发文机关 + 文种构成。
如 《中华人民共和国卫生部通告》
、
《 ×× 市防治高致病性禽流感指挥部通告》
。
三是由主要内容 + 文种构成。
如 《关于调整部分道路交通管理措施的通告》
。
四是只写文种“通告” 两字， 这种标题一般都是张贴的通告。
（二）
正文
通告的正文包括缘由、 事项、 结尾三部分组成。
1 ． 缘由， 为发布通告的依据和目的， 说明为什么发此通告。
常用“为了 …… ” 或“根据 …… ”的句式说明发布通告的目的、 依据和原因。
为了突出通告的权威性， 通告缘由常要说明法律依据或者职权依据。
通常以“特通告如下” 领起下文。
2 ． 事项， 是通告的核心， 即为通告须知和遵守的内容。
写作时， 如内容较多， 采用分条列项的写法， 以做到条理分明， 层次清晰； 如内容比较单一， 可不分条写。
通告事项是面对大众的， 应简洁明了 ， 叙述清楚， 通俗易懂， 便于掌握。
3 ． 结尾， 一般采用“本通告自发布之日起实施” 或“特此通告” 作结， 有的可提出要求、 希望，有的指明执行范围和时间， 有时也可不写结尾， 如开头有“特通告如下” 的用语， 结尾则可省略。
（三）
署名和日期
正文右下方签署发布通告的机关名称和日期。
如发布通告的机关在标题已表明此处可省略不写；标题没有发布单位的， 则要署名发文机关。
二、 例文评析
× × 市高致病性禽流感防治工作领导小组办公室
关于加强和规范禽流感防治工作的通告
为保障我市畜牧产业健康发展， 保护人体健康， 有力、 有序、 有效地做好高致病性禽流感防治工作， 坚决打好防治禽流感的阻击战，根据《中华人民共和国动物防疫法》 ， 现就有关事项通告如下：
一、 对全市鸡、 鸭、 鹅、 鸵鸟、 鹌鹑、 家养鸽子和山鸡及观赏鸟类等禽类动物实施强制免疫，
500 只以上的规模养殖场（户）
家禽免疫密度必须达到 100% ， 所使用疫苗必须是国家指定厂家生产的疫苗。
二、 全市各养禽场（户）
场区、 禽舍和出入人员、 车辆必须进行严格消毒， 严防疫情传入。
三、 严禁养禽场、 养殖大户、 养殖专业村饲养和工作人员到疫区流动， 疫区的人员、 车辆禁止进入我市养禽场点。
四、 任何单位和个人严禁从疫区调入家禽及其产品：
严禁从疫区购入饲料、 兽药、 添加剂、 养禽设备等。
五、 信鸽不准放飞， 公园饲养观赏鸟的工作人员和鸟市经营人员严禁到疫区进行各种交易。
六、 所有散养禽只必须全部实行笼养。
七、 各级动物防疫监督机构要加强禽类及其产品检疫和疫情监测工通告属于普发性公文， 所以常常省略眉首和主关机关。标题（居中）
：
三要素齐全， 由“发文机关名称 + 关于 + 主要内容 + 的 + 文种” 构成。
正文（空 2 字， 回行顶格写）
：
1.
缘由：
用“为……” 指明发布该通告的依据及缘由，然后以“现就有关事项通告如下” 领起下文。
2.
事项：
分段分条列出通告事项， 即决定采取的有关办法和措施， 及要求遵守的内容。
接着写出各地区的举报电话， 用以监督。
通告事项表述清楚、 明了 。
作， 广大人民群众要密切配合。
八、 所有禽类及其产品上市交易必须持有效期内的检疫合格证明。任何单位和个人若发现无检疫合格证明上市交易、 从疫区调入禽类及其产品、 疑似疫情等有关情况应立即举报， 举报电话：
61813 ×× （ ×× 区）
21881 ×× （ ×× 区）
41861 ×× （ ×× 区）
52813 ×× （ ×× 县）
418365 ×
（市高致病性禽流感防治工作办公室）
。
九、 严禁猎取、 交易和食用野生禽类。
十、 本通告自发布之日起生效、 望各单位和个人严格执行。
特此通告
二○○四年二月五日（印章）
3.
结尾：
提出生效时间及要求， 并以“特此通告” 作结语。
署名和日期（正文右下方）
：此处发文机关省略， 只写了成文日期。
三、 通告写作的注意事项
（一）
通告事项要符合政策规定
（二）
语言要简明易懂
实训：
指出下面这则公文的错误， 并修改。
×× 市 ×× 区工商行政管理局公告
根据《工商登记管理暂行规定》 ， 对我区康乐商贸公司进行了清理。
经过清理， 已于 2003 年 11 月 30 日 正式宣布注销， 并公告全省各地工商行政管理部门。
现发现继续以原公司名义从事非
法经营活动。
为此， 我局再次公告：
凡所持原 ×× 区康乐商贸公司营业执照（包括营业执照副本）
、 印章、 介绍信、 合同纸、 名片等一律无效。
对发现使用上述无效证件者（复印件）
， 请扣留交我局。
特此公告。
通知
一、 通知写作的基本格式
通知的写作形式多样、 方法灵活， 不同类型的通知使用不同的写作方法。
种类
批示性通知
指示性通知
告知性通知
任免通知
作用
完成有关规范性公文的发布生效程序；扩大一部分公文的有效范围并使之更加具体化； 使一部分公文升格赋予其在更大范围产生效用的条件
用于传达要求下级机关办理和需要有关单位共同执行的事项
用于转达要求各有关方面周知 （只需要知晓而不要求直接执行）的事项
（会议通知）
任免和聘用干部 标题
发文机关 + 发布（印发、 转发、 批转）被发布文件标题 + 文种
三要素齐全的公文标题， 也可省略发文机关用三要素齐全的公文标题， 也可省略发文机关
采用公文的常规写法， 即三要素齐全的完整标题或是省略发文机关的标题
正文
对印发、 批转、 转发的文件提出意见， 表明态度； 写明所印发、 批转、 转发文件由缘由、 执行事项、 执行要求等部分组成
根据通知的内容， 交代清楚知照事项， 一般包括 形成该事项的过程、 原因、 根据， 事项比较简单， 直接写明任免人， 任免职务。
的目的和意义， 提出希望和要求。
的具体内容（性质、 状态）
二、 例文评析
（一）
批示性通知
× × 市工商行政管理局文件
× 工商发〔 2003 〕
161 号
关于转发国家工商总局《国家工商行政管理总局
依法行政、 文明执法六项禁令》 的通知
各区县分局， 市局机关各处室、 各直属机构， 各事业单位， 各协会、学会：
现将国家工商行政管理总局《关于印发〈国家工商行政管理总局依法行政、 文明执法六项禁令〉 的通知》 转发给你们， 请组织干部、 职工认真学习， 连同市局发布的《 ×× 市工商行政管理局禁令》 一并贯彻执行。
各单位要加强对《禁令》 落实情况的监督检查，对违反《禁令》 的行为坚决查处。
附件：
《国家工商行政管理总局依法行政、 文明执法六项禁令》
二○○三年十月二十日（印章）
眉首：
发文机关标识：
“发文机关名称 + 文件” 组成。
（居中）
发文字号：
由“机关代字 + 年号 + 序号” 组成。
（居中）
标题：
由转发被转发文件标题 + 文种组成。
（居中）
主送机关：
为“各区县分局……学会” （顶格写， 回行仍顶格）
正文：
首先说明转发公文的名称， 接着提出执行要求和指导性意见。
此通知内容简洁、 明白。
（开头空两个字）附件：
标明转发文件的标题。
这是批示性通知不可缺
主题词：
工商 禁令...
篇七：公务函
公文性质和种类， 它 公务文书简称公文 ， 它是党政机、 人 、 企 关 、 人民团体 、 企事业单位在管理过法 程中形成的具有 法定效力和规范体式。的特定文书 。
公务文书的种类：（一）
2000 年8 8 月 24 日国务院发布的 《 国家行政机关公文处理办法 》 规日国务院发布的 《 国家行政机关公文处理办法 》 规， 我 ：
命 ：
命 ( ) 定 ， ：
命 我国现行行政公文为 ：
命令( ( 令) ) 、决定 、 公告 、 通告 、 通知 、 通报 、 议案 、 报告 、 请示 、 批复 、 意见 、 函 、会议纪要共决定 、 公告 、 通告 、 通知 、 通报 、 议案 、 报告 、 请示 、 批复 、 意见 、 函 、会议纪要共 13 。
种 。
（ 二 ）
公文按其行文方向 ， 可分为上行文 、 下行文 、 平行文 。（三）按内容及所限定的阅读范（ 二 ）
公文按其行文方向 ， 可分为上行文 、 下行文 、 平行文 。（三）按内容及所限定的阅读范， 公 、 普 ， 公 、 普 ， 公 、 普 围程度 ， 公文可分为秘密公文 、 普通公文。（四）按时限要求，公文可分为紧急公文和常规公文。公文。（四）按时限要求，公文可分为紧急公文和常规公文。
000001 机密★×年特 急机密★×年特 急××××文件×发〔××××〕×号关于××××××工作的通知×××××（主送机关名称）：（正文）×××××××××××××××××发〔××××〕×号关于××××××工作的通知×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××二、公文的一般格式×××××××××××××××××××××××××××× ×××××××× ×××× 。附件：×××××××××××××××××××××××××××× ×××××××× ×××× 。附件：1 ．×××××2．×××××××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：×× ×× 通知．×××××××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：×× ×× 通知 .
抄送：×××××，×××××。×××××（印发单位）抄送：×××××，×××××。×××××（印发单位）
2 ×××年×年×日印发
000001 机密★×年特 急××××文件×发〔××××〕×号签发人》.
关于××××××工作的通知×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××二、公务文书的格式（一）
眉首包括公文份数序号、秘眉首包括公文份数序号、秘密等级和保（正文）×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××× ×××××××× ×××× 。附件：1．×××××2．×××××××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：×× ×× 通知抄送：×××××，×××××。×××××（印发单位）
2×××年×年×日印发密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等。密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等。
000001 机密★×年特 急××××文件×发〔××××〕×号关于××××××工作的通知×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××二、公务文书的格式. 1. 公文份数序号是将同一公文份数序号是将同文 一 文稿印制×××××××××××××××××××××××××××× ×××××××× ×××× 。附件：1．×××××2．×××××××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：×× ×× 通知抄送：×××××，×××××。×××××（印发单位）
2×××年×年×日印发文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。若干份时每份公文的顺序编号。
000001 机密★×年特 急××××文件×发〔××××〕×号关于××××××工作的通知×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××二、公务文书的格式2 2 秘密等级×××××××××××××××××××××××××××× ×××××××× ×××× 。附件：1．×××××2．×××××××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：×× ×× 通知抄送：×××××，×××××。×××××（印发单位）
2×××年×年×日印发2 2. . 秘密等级和 保 密 期限 ， 表明“ 绝密 ” 、“ 机密 ” 和“ 秘密 ” 。和 保 密 期限 ， 表明“ 绝密 ” 、“ 机密 ” 和“ 秘密 ” 。
000001 机密★×年特 急××××文件×发〔××××〕×号关于××××××工作的通知×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××二、公务文书的格式3 3 紧急程×××××××××××××××××××××××××××× ×××××××× ×××× 。附件：1．×××××2．×××××××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：×× ×× 通知抄送：×××××，×××××。×××××（印发单位）
2×××年×年×日印发3 3. . 紧急程度 ， 标明“ 特急 ” 、“ 急件 ” 。度 ， 标明“ 特急 ” 、“ 急件 ” 。
000001 机密★×年特 急××××文件×发〔××××〕×号关于××××××工作的通知×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××二、公务文书的格式4 4 ．发文机关标识 ，由发文机．发文机关标识 ，由发文机××××××××××××××××××××××××××× ×××××××× ×××× 。附件：1．×××××2．×××××××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：×× ×× 通知抄送：×××××，×××××。×××××（印发单位）
2×××年×年×日印发关全称或规范化简称后加“文件”组成。关全称或规范化简称后加“文件”组成。
例如：中共中央文件巴音郭楞职业技术学院文件中共中央文件
000001 机密★×年特 急××××文件×发〔××××〕×号关于××××××工作的通知×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××二、公务文书的格式5 5. . 发 文 字×××××××××××××××××××××××××××× ×××××××× ×××× 。附件：1．×××××2．×××××××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：×× ×× 通知抄送：×××××，×××××。×××××（印发单位）
2×××年×年×日印发5 5. . 发 文 字号 号 ， 由发文 机 关 代字 、 年 份和 序 号 组成 。号 号 ， 由发文 机 关 代字 、 年 份和 序 号 组成 。
例如：〔 国发〔 〔 2004 〕 40 号机关代字 年号 序号〔 皖办〔 〔 2003 〕 〕 20 号机关代字 年号 序号
000001 机密★×年?/span> 特 急二、公务文书的格式××××文件×发〔××××〕×号签发人 ：
×××关于××××××问题的请示×××××（主送机关名称）：（正文）×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××× ×××××××××××× 。6 6. . 上 报 的公 文 需 标附件：1．×××××2．×××××××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：×× ×× 请示抄送：×××××，×××××。×××××（印发单位）
2×××年×年×日印发公 文 需 标识 签 发 人名 姓名 。
此时 发 文 字号 居 右 侧。识 签 发 人名 姓名 。
此时 发 文 字号 居 右 侧。
000001 机密★×年特 急××××文件×发〔××××〕×号关于××××××工作的通知×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××二、公务文书的格式红 色×××××××××××××××××××××××××××× ×××××××× ×××× 。附件：1．×××××2．×××××××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：×× ×× 通知抄送：×××××，×××××。×××××（印发单位）
2×××年×年×日印发7 7. . 红 色。
间隔线 。
000001 机密★×年特 急××××文件×发〔××××〕×号关于××××××工作的通知×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××二、公务文书的格式（ 二 ）
主体包括标题 、主送机关 、（ 二 ）
主体包括标题 、主送机关 、正文 、 附件 、×××××××××××××××××××××××××××× ×××××××× ×××× 。附件：1．×××××2．×××××××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：×× ×× 通知抄送：×××××，×××××。×××××（印发单位）
2×××年×年×日印发正文 、 附件 、成文日期 、公文生效标识 、 附注等 。成文日期 、公文生效标识 、 附注等 。
000001 机密★×年特 急××××文件×发〔××××〕×号关于××××××工作的通知×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××二、公务文书的格式1 1. . 标题 ， 由发文机关名称标题 ， 由发文机关名称+ + 关于+ + 主要内容主要内容+ + 的+ +公文种类构成 。
发文机公文种类构成 。
发文机关 主要内×××××××××××××××××××××××××××× ×××××××× ×××× 。附件：1．×××××2．×××××××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：×× ×× 通知抄送：×××××，×××××。×××××（印发单位）
2×××年×年×日印发关 、 主要内容 、 公文种类称为公文标题三要素 ，但不是所有的标题都具备三要素 。容 、 公文种类称为公文标题三要素 ，但不是所有的标题都具备三要素 。
例如：中国银行 关于 发现伪造人民币 的 通报发文机关 主要内容文种关于召开教师节表彰大会的通知省略发文机关通 告省略发文机关、主要内容省略发文机关、主要内容
、 ××× 部、 ××× 部、 ××× 部、××× 部优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知××× 部、 ××× 部、 ××× 部、××× 部优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知病例：介词 “ 关于 ” 应用未用 。
以标题中四个机关联合发文 ， 其办文意图应是面向全国各单位的 ， 但也可理解为只是面向本系统 ， 易产生歧义 ， 其原因是在发文机关与理由之间缺少了介词 “ 关于 ” ， 应补上 。介词 “ 关于 ” 应用未用 。
以标题中四个机关联合发文 ， 其办文意图应是面向全国各单位的 ， 但也可理解为只是面向本系统 ， 易产生歧义 ， 其原因是在发文机关与理由之间缺少了介词 “ 关于 ” ， 应补上 。
从下面这句话中概括可以作为标题的主要内容：某市人民政府对历年来制定的概括为：废止部分规范性文件某市人民政府对历年来制定的规范性文件进行清理，应予废止的共有几十件。规范性文件进行清理，应予废止的共有几十件。
000001 机密★×年特 急××××文件×发〔××××〕×号关于××××××工作的通知×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××二、公务文书的格式2 2. . 主送机关 ，即 公 文 的主 要 行 文主送机关 ，即 公 文 的主 要 行 文对 象 除×××××××××××××××××××××××××××× ×××××××× ×××× 。附件：1．×××××2．×××××××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：×× ×× 通知抄送：×××××，×××××。×××××（印发单位）
2×××年×年×日印发对 象 。
。
除直 接 面 向社 会 发 布的 普 发 性公 文 外 ，一 般 都 有直 接 面 向社 会 发 布的 普 发 性公 文 外 ，一 般 都 有主 送 机 关
000001 机密★×年特 急××××文件×发〔××××〕×号关于××××××工作的通知×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××二、公务文书的格式3 3. . 正 文 ，是 公 文 的主 体 ， 是反 映 公 文具 体 内 容正 文 ，是 公 文 的主 体 ， 是反 映 公 文具 体 内 容的部分×××××××××××××××××××××××××××× ×××××××× ×××× 。附件：1．×××××2．×××××××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：×× ×× 通知抄送：×××××，×××××。×××××（印发单位）
2×××年×年×日印发的部分 。
公文正文基本内容显性结构模式• 依据、目的• • 文种承启语• • 事项• • 要求
000001 机密★×年特 急××××文件×发〔××××〕×号关于××××××工作的通知×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××二、公务文书的格式4 4. . 附件 ， 是指 随 公 文转 发 、 报送 的 文 件或资料 。附件 ， 是指 随 公 文转 发 、 报送 的 文 件或资料 。×××××××××××××××××××××××××××× ×××××××× ×××× 。附件：1．×××××2．×××××××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：×× ×× 通知抄送：×××××，×××××。×××××（印发单位）
2×××年×年×日印发
000001 机密★×年特 急××××文件×发〔××××〕×号关于××××××工作的通知×××...